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基金申请提交后就没事了?NSFC退休人员告诉你,基金申报并没有这么简单

张跃兴课题组2018-09-10 12:58:34

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 我的工作


我是一名已经卸任的国家自然科学基金委流动编制项目主任。


两年的工作经验感受颇多,有些体会希望与大家分享,一来也许对大家的申请有所帮助,二来可以帮大家解释一些困惑的东西,当然我本人仍然有许多困惑的问题还没解开。


还没想好按照什么方式来书写,但主要涉及问题应该包括:“基金委体制编制”,“基金评审过程”,“批准基金管理方式”等,还有一些涉及“具体问题”的话题,如果大家感兴趣也可以聊聊。


首先说一说体制编制。这个大家可以在基金委的网站上看到它的详细介绍和光辉历史,我就不多说了,下面只是简要总结一下:


基金委目前是8个科学部,每个科学部下设5-6个科学处外加一个综合处。这是基金委的业务部门,是基金项目受理,组织评审,资助项目管理的部门。还有几个职能局,包括计划局,财务局,人事局等。每个科学部有主任一名(基本上是外聘院士担任,也基本不来基金委办公,只是基金委重要会议时会出来讲话),常务副主任一名(这是学部实际一把手)和副主任一名或两名。学部下设若干科学处,一般编制为处长一名,固定编制项目主任一名,流动编制项目主任一名(根据学科规模有所不同)。其中处长兼任某个学科的项目主任。项目主任负责处理其涉及学科的各类项目,处长负科学处总责。


这里需要解释一下处长和固定编制项目主任是基金委的固定工作人员,流动编制项目主任是基金委的流动人员,一般属于研究所或高校的科研人员(副高职称以上),通过基金委人事局的公开招聘进入基金委工作,一般任期2年,期满可以再续聘一任。卸任以后需要回到原单位工作。在工作最忙的时候也就是项目申报截止后的5个月内(3-7月)还会从科研单位招聘几名兼聘人员帮助处理申请项目(具体做什么,有多大权限每个科学部和科学处执行的尺度不一。)


等人都齐了,就开始要干活了——10万份申请的命运之旅便就此开始。


2

申报


“一般每年3月中下旬的某天下午四点整是当年项目集中申报的截止时间。”


信息系统到点准时关闭,绝对是过时不侯、没有一点通融余地。即使截止那天是周日,也会依旧有专人负责接收——所以那些周一才把申请送过来肯定没戏了。


截止日期临近的前几天是基金委一年中最热闹的时候,全国1000多个项目依托单位的科研管理部门的同志会带着本单位领导的殷切希望和科研人员的强烈渴望,来到北京市海淀区东升乡八家村(这可是一个真正的村子),找到一个有着两幢红色小楼的地方,这就是大名鼎鼎的国家自然科学基金委员会所在地,报送申请项目。


其实报送过程也很简单,无非就是把纸版和电子版的申请书交到集中受理的地方,由基金委的机关服务中心负责接收。然而大家的心情并不平静,很多人报送完项目以后还会去学部和科学处串串门和领导们或项目官员们寒暄寒暄打打招呼套套近乎,总希望今年能多收三五斗。可喜的是这个愿望对于大部分单位来说是完全可以实现的,因为基金委现在不缺钱啦,这两年60多亿,80多亿一直到今年的90多亿,基金委经费的增长远远超过国家GDP增长的速度。说到这里我们真的应该感谢党中央国务院对科技事业的重视,对科学家的重视,当然也要感谢基金委领导们的积极努力让国家持续大幅增加对基础科学研究的投入。


寒暄客套的话基本分为三类,第一类就是无话找话的。诸如你们又要开始忙了吧(其实我知道他们很可能更忙),你们搬了新楼现在宽敞多了吧(这是典型废话),无非就是打个照面表明我来了。第二类属于推荐人才的。有时他们会找到和本单位申请比较相关的部门介绍一下今年我们单位某某某报了重点项目,或是谁谁谁报了杰青了,再介绍一下他最近干了什么引起轰动的大事(像什么发了Nature、Science,或是得了什么大奖那是必须要说的。其实我们也爱听,毕竟是好事嘛,掌握情况对于基金委管理人员来说也很重要),希望今年能上。


当然推荐人才的工作是多方面的,平时就要打好基础。只是这次来了再提一提怕领导忘了,加深一下印象。第三类属于套取情报类的。汇报了自己单位的情况后,有时他还赖着不走,希望知道别的单位的情况,特别是看看竞争对手的情况,当然了,知己知彼很重要,但有些话可是不能说的。当然也有一些话是能说的——基金委又有什么新政策啦、又有什么新花样啦。这个可要了解清楚了,可以回去卖(邀功)的,否则单位的人会骂科研处不干活。


机关服务中心收集了申请项目以后,就要按照所属学科分发到相关科学部的综合处,机关服务中心的小伙子们拖着一筐一筐的申请书穿梭于各个楼道之间。这时综合处的人是最忙的:核实数量、给项目编号、然后分发给相关的科学处,大约一周之后,成捆的申请书就整齐地码放在了科学处的房间里了,身处其中就像进入了知识的海洋。


3

 初筛


“科学处的紧张时刻就要到了。”


项目都来了,虽然我们沉浸在知识的海洋里,可是却无暇遨游。


这几年项目的增长数量非常快,8万多,10万多,11万多,项目数的增长表明基金事业的蓬勃发展,当然也与近几年的政策有关系,申请资格的门槛降低了,更加鼓励年轻人申请项目。


对于单位来说,自然基金的资助量也是衡量学科建设,基础研究水平的重要指标,学位点,重点实验室,重点学科无不与自然科学基金项目挂钩。对于个人来说就更重要了,获得项目资助已是很多单位评高级职称的必备条件,即使获得了面上项目还会有下一个目标,重点项目的滋味也想尝尝,上了这个档次的基本具备了牛人的水平,可能当上会评专家,这是很多人梦寐以求的。


杰青(杰出青年项目)更是争夺地白热化了——成了上院士的一级台阶。当然上了杰青还想拿群体,这可能离院士会更进一步。即使基金委的各类项目都拿了,院士也上了,他仍然离不开基金委,他总要建设自己的团队吧,总还需要培养接班人吧。基金委还创造性的设立了地区基金,老少边穷地区也沐浴在基金的春风中。


总之,什么水平什么档次的都会受惠于基金,其受益面之广是任何其他资助不具备的。这就是基金的魅力所在。各个单位也在积极鼓励申报,因为有数量才有质量(我一个学数理统计的朋友经常和我说的,不知道是不是有道理)。从基金委或是学科的角度来说,申请量的增长也是一件好事,毕竟要想从上级获得更多的经费必须有申请量作支撑。虽然这在很大程度上增加了工作量,有时甚至会影响到评审质量。但我想这是发展中的问题,中国很多行业都需要经历一个由大到强的过程,我们经常听到我们需要从XXX大国转向XXX强国,基金事业也不例外。


说了半天都是废话,有网友说这些都是不痛不痒的东西,确实如此,我并不想大谈申请书该怎么写,或是怎么更容易获得资助,这方面的内容太多了,各种申请攻略不计其数,我想聊的是我所理解的基金中的一些环节,以及对于这些环节的体会。


好了,下面切入正题,很痛也很痒。


初筛就是在收集完申请材料之后所要进行的第一个操作,就是要找出不符合要求的申请项目,给予不予受理的决定,就是不进入同行评议程序了。初筛很残忍,也很必要。所有的人都必须按照规则出牌,如论是有意还是无意,违反规定都需要付出代价,这是为了大多数人的公平。


初筛涉及两个方面,首先是申请书不符合要求的。就是没有按照要求书写的,缺少签字或单位公章的,不符合申请资格的。其实很多问题是完全可以避免的,特别是诸如缺少签字和盖章的,这种问题很多,有时参与人都签字了,申请人没签字,真不知道申请书是谁弄的。不按要求书写的,比如杰青缺少单位学术委员会意见的。


重点项目需要按照项目指南在附注说明中标注申请领域或方向,重点项目不是自由申请,没有列入指南的方向是不能申请的。不过具体执行起来不同的学科可能宽严尺度不一,有的学科对于有问题的一律初筛掉。有的学科可能没有那么严,但有时做好人未必有人感谢你(有很多例子,但不便在这里说太细)。尺度把握过严,有的科学家会说,为什么不能宽容些,其实也有一定的道理,但是如何宽容,底线在哪里,如何保障一个公平竞争的环境,规则制定以后是否需要严格执行,这些问题还是需要深入思考。比如没有签字盖章的是否可以事后弥补(严格按照基金委的规定是不可以的)?


有些人有恻隐之心,觉得写个本子不容易,最后连个评审意见都没有,是不是太残忍。还有申请资格的问题,需要仔细阅读当年的项目指南,什么职称要求,学位要求,推荐信要求,某些项目年龄的要求等。看好指南最重要,当然打电话问基金委也可以,但要小心,有些基金委的人也不完全清楚,特别是遇到兼聘的又喜欢回答问题的可要小心了。


还有的就是学科和职能局的回答有时也会不完全一致,说到这里我有时也很困惑,因为目前很多规章制度和实施细则不完全明确,特别遇到一些罕见问题,条文未必都能覆盖,甚至出现过有些做法要按照某个职能局某位领导报告中的PPT去执行。当然大家不用太担心,有些是属于新情况或是有些牛角尖的问题,阅读项目指南最重要,记住了一定是当年的。


另一件属于需要初筛的就是属于超项的,对于一般人不会涉及到太多项目类型的时候并不难,记住副高以上的面上不超过两项,总数不超过三项。但这件事有时超级复杂,特别是涉及种类繁多的时候,例如重大研究计划,重大国际合作,杰青(以前不参加总数限制,今年加入了,但是注意在研的算,申请的不算),其实最让人头痛的是联合基金,几乎每一种联合基金的规定都不一样,一定看清楚了指南,而且同一种联合基金不同年份的规定也可能不同。


因为超项被初筛是很惨烈的,所有涉及项目同时被拿下,有时一拿就是几个。有人会有侥幸心理,想点小聪明希望查不出来,事实上基金委信息系统是按照姓名加单位,和姓名加身份证号两种方式进行检索,不会有漏网的,除非你完全造假,但是在目前信息透明的条件下造假的代价会很大,即使你侥幸拿到项目,可能也会被别人告发,上过新语丝的肯定都知道,基金委对于造假行为毫不手软。其实很多人超项是由于对规定不了解而导致的疏忽,特别是每年都可能有新变化。看到一些牛人很具竞争力的项目被初筛确实很可惜,有时他们会找到学科希望通融,学科虽然很同情但也没办法,有时会把皮球踢到计划局,计划局会很耐心的解释政策,让你明年再来。


初筛程序走完了,就要开始进入函评的准备工作了。


4

再说初筛


“关于初筛之事再多说几句。”


基金委的人也知道初筛对于申请者来说是很残酷的事情,毕竟写一份申请书很不容易,特别是像重点项目有时甚至还需要两三个单位协调好,因此这件事马虎不得。我们会很仔细的核对信息,为了尽量避免出错,一般会有几个人分别核对。


在初筛结束以后会尽快通知申请者,不是为了及早打击申请者,而是希望万一出错我们还有时间补救。一般来说极少有出错的,但不是绝对的,被误筛的情况有时是因为系统提供的信息偶尔有滞后导致的。如果被误筛者及时申诉,肯定会纠正,绝对赶得上后面的同行评议程序,不会带来任何负面影响。还有一种就是该筛的没有被发现,这种情况很少。有时因为申请者项目书前后填写有矛盾引起我们怀疑,经过调查发现,比如说申请者不具备申请资格,或是个人信息那一页写的和后面的申请者简介有矛盾。


信息提供不准确或是错误都是不能接受的,即使是无意的,如果是故意造假那性质就更加恶劣了。


初筛的时间非常短,大约只有一周时间。每个人要处理的申请可能会有四五百项或是更多,大家都是满负荷工作,没有时间去细看整篇申请书,还要像个侦探一样判断他是否有隐瞒或造假。


如果在后面的程序中发现该筛的没筛也问题不大,我们会想办法让他上不了。其实这是为他好,可以避免他今后成了大人物以后还要为多年前的一次违规获得资助项目而受处分或舆论煎熬(大家可以看看新语丝里的例子)。


5

频繁地开会


好了,接着干活吧。下面干什么?先开会。要说开会基金委的会议那是相当多,以后有时间给大家一一介绍基金委里的各种会议。


现在要开的是学部工作会议,也可能提前一点在初筛的过程中开,主要议题就是按照委里的要求部署学部工作。提醒大家该做什么,怎么做,委里有什么要求。其中最重要的就是明确几个重要的时间节点:包括杰青初评会时间,杰青答辩会时间,面上等项目的评审会议时间,批准项目信息系统录入最后时间。这几个时间节点是硬性的,没有商量余地。会议是要准时开始的,所有前期工作必须在时间节点之前完成,绝对不能出任何差错。


还有一些软性时间节点没有那么严格,比如同行评议发出时间,评议意见回收时间等。其实前面就有一个申报截止时间节点,所以说在基金委工作感觉时间过得特别快,就像有个鞭子在后面赶你,不知不觉几个时间节点一到,一年就没有了,下一年还是为着那几个节点忙碌着……年复一年,就像农民种庄稼一样,什么时候播种,什么时候除草,什么时候施肥,什么时候收割,一切都已经为你安排好了,除非你不干了。


学部工作会议开完以后科学处也要开个会,内容更具体,任务更明确。科学处领导召集手下几个项目主任和兼聘人员介绍今年的情况,以及后面怎么做好专家指派工作,其实学科处的人不多,开会没那么正式,主要是给新来的兼聘人员培训一下,有问题也会随时沟通解决。


6

项目分组


内容相近的申请项目分到一个组里,我们叫做打包,也叫分组


委里有规定一个学科给专家的项目不超过15项(不包括重点杰青等),全委不超过30项。所以我们的包裹不能大于15。


这个活多长时间干完?大约也是一周吧。这是件技术活,你的专业水平有多高,知识面有多宽马上就要暴露了,并不是所有的申请都可以从标题中轻易判断的(当然对你熟悉的专业要容易些),有时要判断哪些项目是同类的还需要仔细研究摘要甚至申请书里的内容。


打包是为了方便送审,需要评议专家从一批内容相近的项目中分出好坏来,以便我们择优录取。


内容相近,申请者就是我们所说的小同行,他们有着明显的竞争关系,你上了我就危险了,所以同行是冤家一点都不假。但是有一点请放心,我们不会让有申请的人做评审专家的(回避同学科同类型),以免他为了抬高自己而打击别人。


有一点我想提醒大家思考,很多毕业的博士工作以后开始申请课题,如果你不想着开辟一个新的方向或领域,而是沿着你的博士论文的方向去做,是很容易和你的导师竞争到一起的,你看看有多大胜算?还有师兄弟也有可能打包到一起去的,特别是那些桃李满天下的科学家们的弟子。


其实导师培养你不是为了你以后去走他的老路和自己竞争,学好了本领是要新开炉灶的。有些同单位、同方向的申请也很容易打包到一起,这是为了公平起见,也是为了找专家时方便(评议专家回避本单位申请)。


打包很累,很辛苦,电脑屏幕上的字很多,也很小。早上八点坐到下午五点,为了赶时间,除了中午吃饭,几乎没有休息,虽然当年打游戏也有过这样,但感觉咋就不一样呢?


打包很快干完了,接着开会。


7

指派


下面的会很重要,是布置如何指派专家


指派专家的工作最关键,基金委需要通过专家的判断来决定哪些项目值得资助,选好专家直接关系到评审质量。


目前基金委采取国际常用办法,也就是叫做同行评议的方式来评审项目。同行评议顾名思义就是同行去判断同行的工作,这不是高考阅卷,项目申请书没有标准答案,只有你的同行最了解你申请项目的研究价值。


这个方法最大的好处是发挥同行作用,能够给出有价值的判断,在学科发展上也会起到积极的促进作用。


但也有一个严重的弊端,那就是有的同行是冤家,有的同行是朋友,所以有时会遇到同行打压或是盲目支持的情况。这在国外的同行评议中也会遇到,也曾遭到严重质疑。美国国会曾经花钱请咨询公司评估美国基金会同行评议的利弊和必要性,最后得出的结论是虽然同行评议有着明显的弊端,但在目前没有更好办法取代它的情况下建议继续采用。基金委所要认真研究的就是如何从操作层面扬长避短,积极利用同行评议的优势,尽量避免其负面作用。


什么样的人能够作为评审专家?


首先评审专家需要具有足够的学术判断力,这些人基本上都在我们的专家库中,这个专家库是个动态的,会不断有新的专家加入。


那么如何进入我们的专家库呢?


一般的判断是承担过基金委的项目,也有一些大人物未必获得过基金但学术水平高也会在库中,还有一些在国外大学或研究机构工作愿意为基金委评审的专家,甚至还有一些可能是属于业界的。


总之承担过基金委项目的是评审专家库的主体。基金委的专家库目前大约有8万多人,但常用的专家只有4万多人。这个库里的专家也有大小之分,被认为是大专家的基本上要承担过重点或杰青一类的项目,如果只是承担过青年或面上项目的一般是小专家(也会有例外,有些只做过面上项目的也可能水平很高,往往取决于基金委的了解)。


在实际操作的时候会采用大专家和小专家结合,大专家判断力更强,可以更好的把握方向。也许有时真理确实掌握在小人物手里,小专家也需要多锻炼多参与,他们都是基金事业的中坚力量,应该充分调动他们的积极性。采取大小专家结合还有一个考虑,就是大专家的数量有限。按照基金委的规则一般小项目(面上,青年等)采用3+X的评审模式,就是最少需要找3个专家,一般最多找5个专家,每个学科情况不同,需要根据学科规模酌情处理。


大项目(重点,杰青等)至少需要5名专家评审,有的学科甚至找7个专家。这样算下来我们专家库中的专家数确实比较紧张,只用大专家数量肯定不够。


近几年基金委的申请量增长的速度远大于专家库的增长,因此越来越感到专家不够用,我们对每个专家评审的项目数还有限制,因此有时要找到足够数量和水平的专家还颇费脑筋。


同行还可以分为大同行和小同行,有时会结合起来使用,这样做的目的是让站在别的视角上的专家评价项目的意义和价值,避免小同行之间互相自娱自乐。还有件重要的事情就是回避,回避包括同单位的(不可能评审自己单位的申请),有矛盾的(申请人可以提出三个回避专家,一般都会满足,基金委知道的也会尽量避免),师生关系的,亲属关系的,还有其他可能导致不公正评价的(包括可能故意打压和盲目支持的)。回避问题很复杂,不可能做到天衣无缝,滴水不漏。


8

指派专家是评审工作的核心


指派专家是评审工作的核心,因为需要最大限度的获取不带偏见或各种人为因素的项目评价意见,以确保最终能够公平公正的资助那些最有价值的项目。其实要做到这一点很难,不但基金委需要努力,整个科技界也需要倡导一种和谐的文化和环境,确保基金事业健康发展。


指派工作时间紧,任务重,最后还需要和学科领导一起讨论,以确保指派没有大的问题,基本要在五一前把评审通知发出去。这里说的是数量最大的小项目(青年,面上,地区),而重点,杰青还需要提前,因为它们还需要进行答辩。



图文来源:科学网基金申请群组

作者:life2010

编辑:科研之友


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